Ông được biết đến với việc biến General Motors thành một tập đoàn toàn cầu trong ngành công nghiệp ô tô.
Là một doanh nhân bận rộn, ông yêu cầu tất cả báo cáo gửi đến ông phải ngắn gọn và hữu dụng.
2. Quan điểm của tác giả:
Hoạt động theo thông lệ: Là những công việc lặp đi lặp lại theo quy chuẩn hoặc quy trình đã thiết lập, ít biến đổi, ví dụ như bán hàng, quản lý tồn kho. Những hoạt động này tuân theo hướng dẫn cố định và diễn ra hàng ngày.
Ngoại lệ: Là những tình huống bất ngờ hoặc không theo quy trình thông thường, đòi hỏi sự can thiệp linh hoạt từ nhà quản lý, ví dụ như khiếu nại đặc biệt từ khách hàng hoặc sự cố công nghệ.
3. Điều cần thực hiện:
Tập trung vào những vấn đề quan trọng:
Nhà quản lý cần giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh ngay khi chúng xảy ra.
Tránh bị sa lầy vào những chi tiết không quan trọng, ví dụ như chênh lệch nhỏ trong ngân sách.
Yêu cầu báo cáo phù hợp:
Thay vì nhận báo cáo ngân sách chi tiết, hãy yêu cầu báo cáo về những khoản chênh lệch trên/dưới ngưỡng 3-5%.
Điều này giúp tập trung vào các khoản có thể ảnh hưởng đến dự báo.
Có thể có lý do tích cực hoặc sự cố tạm thời: sự khác biệt có thể xuất phát từ các lý do tích cực hoặc tạm thời.
Xác định nguyên nhân khi không có lý do rõ ràng:
Nếu lý do không rõ ràng, cần tìm hiểu nguyên nhân càng sớm càng tốt để xác định liệu vấn đề có tiếp diễn hay không.
Điều này giúp nhà quản lý có thể xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến số liệu của các tháng tiếp theo.
Không chỉ quan tâm đến sai số tiêu cực:
Cần tìm hiểu cả những sai số tích cực, như ngân sách chưa sử dụng hết cho bảo trì cơ bản.
Nguyên nhân có thể là do thiếu chuyên gia hoặc hạn chế về dòng tiền, tiềm ẩn rủi ro cho sản xuất trong tương lai.
Mong muốn về sai số tích cực:
Điều mong đợi là các sai số tích cực liên quan đến thu nhập như doanh số, phí, hay lợi nhuận.
Khi có sai số tích cực, cần xác định nguyên nhân và xem có thể phát triển hoặc áp dụng chúng cho các khoản thu nhập khác.
Áp dụng nguyên tắc cho các báo cáo khác: những nguyên tắc này cũng có thể áp dụng cho các loại báo cáo giám sát khác như giờ sản xuất, giờ sửa chữa, lượng hàng bán, công việc bị loại bỏ, hoặc tiến độ dự án.
4. Vận dụng:
General Motors: Alfred P. Sloan là một trong những nhà lãnh đạo quan trọng của GM. Ông đã triển khai phương pháp này để tăng cường hiệu quả quản lý, cho phép các nhà quản lý cấp thấp hơn có quyền tự chủ, trong khi các nhà quản lý cấp cao tập trung vào các vấn đề lớn hơn.
Toyota: Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) sử dụng nguyên tắc quản trị theo ngoại lệ trong việc giám sát quy trình sản xuất. Nếu có sự sai lệch trong hiệu suất, hệ thống sẽ báo động để các nhà quản lý có thể can thiệp kịp thời.
5. Điều cần hỏi:
Tôi có biết những khoản tiền nào cần phải theo dõi không?
Tôi có nhận báo cáo điều hành đủ sớm để giúp tôi đưa ra những biện pháp khắc phục, nhằm tác động đến nội dung của báo cáo kế tiếp không?
Net🆔.vn
TMĐT
ERP
