Căn cứ: Khoản 1 Điều 3 Nghị định 63/2010/NĐ-CP:
Như vậy, thủ tục hành chính gồm:
- Các bước tiến hành (của đối tượng thực hiện thủ tục hành chính và cư quan giải quyết thủ tục hành chính) trong giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức.
- Các loại giấy tờ mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính cần phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trước khi cơ quan thực hiện thủ tục hành chính giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức.
- Những đòi hỏi mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính phải đáp ứng hoặc phải làm khi thực hiện một thủ tục hành chính cụ thể.
Thủ tục hành chính được quy định để các cơ quan Nhà nước có thể thực hiện hoạt động quản lý Nhà nước. Thông qua thủ tục hành chính, các cá nhân, tổ chức có thể dễ dàng thực hiện được quyền của mình.
Khi xây dựng, ban hành, thủ tục hành chínhphải bảo đảm các nguyên tắc sau:
Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 63/2010/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 92/2017/NĐ-CP, một thủ tục hành chính chỉ hoàn thành khi đáp ứng đủ 8 bộ phận tạo thành cơ bản sau:
- Tên thủ tục hành chính
- Trình tự thực hiện
- Cách thức thực hiện
- Thành phần, số lượng hồ sơ
- Thời hạn giải quyết
- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính
- Trong một số trường hợp thủ tục hành chính phải có mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; kết quả thực hiện thủ tục hành chính; yêu cầu, điều kiện; phí, lệ phí
Như vậy, một thủ tục hành chính phải đảm bảo đủ các nội dung nêu trên. Thủ tục hành chính càng được quy định rõ ràng, cụ thể bao nhiêu sẽ góp phần cải thiện môi trường kinh doanh cũng như đời sống nhân dân.
Đối với mỗi tiêu chí khác nhau mà thủ tục hành chính được phân thành các loại khác nhau. Chẳng hạn:
- Phân chia theo lĩnh vực thì có thủ tục hành chính về hộ tịch (ví du: Thủ tục đăng ký khai sinh, thủ tục đăng ký kết hôn...), thủ tục về kinh doanh (thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, thủ tục phá sản...).
- Nếu phân chia theo cơ quan thực hiện thì có thủ tục hành chính cấp xã (gồm thủ tục đăng ký khai sinh không có yếu tố nước ngoài, thủ tục đăng ký kết hôn không có yếu tố nước ngoài...);, thủ tục hành chính cấp huyện 9thur tục đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài, thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài..); thủ tục hành chính cấp tỉnh (xin lý lịch tư pháp...).
- Nếu phân chia theo quan hệ công tác sẽ chia thành:
+ Thủ tục hành chính nội bộ: thủ tục thực hiện các công việc nội bộ trong cơ quan Nhà nước, trong hệ thống cơ quan Nhà nước (Thủ tục ban hành quyết định quy phạm; Thủ tục ban hành quyết định nội bộ cá biệt; Thủ tục bổ nhiệm cán bộ…).
+ Thủ tục hành chính văn thư: gồm toàn bộ những thủ tục liên quan đến hoạt động xử lý, cung cấp, lưu trữ công văn giấy tờ và đưa ra các quyết định dưới hình thức văn bản để phục vụ giải quyết công việc...
Nhìn chung các thủ tục hành chính đều mang những đặc điểm chung như:
- Được thực hiện bởi các chủ thể quản lý hành chính nhà nước.
- Có tính mềm dẻo, linh hoạt.
- Chỉ cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới có quyền thực hiện và thực hiện trong phạm vi thẩm quyền do pháp luật quy định.
- Thủ tục hành chính phải được thực hiện đúng pháp luật.